Backoffice für Hausverwaltungen, Vermieter und Makler

Ich übernehme als externe Bürokraft die Büroarbeit rund um Ihre Immobilien: Jahresabrechnungen, Eigentümerversammlungen, Schriftverkehr und Fristen. Vollständig remote, deutschlandweit, ab 60 Euro pro Stunde.

Wer eine Hausverwaltung allein oder zu zweit führt, kennt den Ablauf: Vormittags klingelt das Telefon, nachmittags kommen die Handwerkerangebote und die Abrechnungen macht man abends, wenn endlich Ruhe ist.

Genau hier setze ich an. Sie behalten den Kontakt zu Ihren Eigentümern, Mietern und Kunden. Ich arbeite im Hintergrund zu.

Backoffice für Hausverwaltungen

• Betriebs- und Heizkostenabrechnungen vorbereiten
  Belege sortieren, Kosten nach dem geltenden Verteilerschlüssel umlegen, Abrechnungen erstellen, nachvollziehbar aufbereitet für Ihre Prüfung und Freigabe.
• Eigentümerversammlungen vorbereiten
  Einladungen mit fristgerechtem Versand, Beschlussvorlagen, Anwesenheitslisten, Protokolle im Nachgang.
• Schriftverkehr mit Eigentümern, Mietern, Handwerkern und Versorgern.
• Belegablage, Rechnungsprüfung und Fristenüberwachung
  Damit nichts durchrutscht, was später Ärger macht.
• Stamm- und Objektdaten pflegen in Ihrer Verwaltungssoftware.

Büroarbeit für Vermieter

• Nebenkostenabrechnungen für Ihre Wohneinheiten
  Übersichtlich aufbereitet und DSGVO-konform.
• Kommunikation mit Mietern, Handwerkern und Interessenten
  Von der Terminabstimmung für Reparaturen bis zu wiederkehrenden Anfragen.
• Unterlagen für den Mieterwechsel
  Übergabeprotokolle, Anschreiben, Ablage.

Entlastung für Makler

• Anfragen von Interessenten beantworten
  Kaum ist ein Objekt online, kommt die Flut. Ich erfrage Kontaktdaten, versende Informationen und Exposés und sortiere vor, wer wirklich in Frage kommt.
• Exposés erstellen
  Vollständig und aussagekräftig, damit unnötige Besichtigungen gar nicht erst zustande kommen.
• Termine koordinieren
  Besichtigungen abstimmen, Bestätigungen und Anfahrtsinformationen versenden, während Sie unterwegs sind.
• Homepage und Social Media pflegen
  Neue Objekte einstellen, vermarktete Objekte kennzeichnen.
• Kundenevents organisieren
  Open House oder Weihnachtsempfang, ich organisiere das für Sie.

Warum eine Bürokraft mit Fachkenntnis

Ich unterstütze bereits Eigentümer und eine Eigentümergemeinschaft und verwalte meinen eigenen Immobilien. Seit Jahren führe ich die komplette Verwaltung eines Sportvereins, von der Buchhaltung bis zu den rechtlichen Themen. Sie müssen mir also weder WEG-Recht noch den Aufbau einer Nebenkostenabrechnung erklären. Das unterscheidet mich von einem allgemeinen Büroservice oder einer virtuellen Assistenz ohne Immobilienbezug.

Häufige Fragen

Was kostet es, eine WEG-Jahresabrechnung erstellen zu lassen?

Mein Stundensatz liegt bei 60 Euro. Für WEG-Jahresabrechnungen biete ich alternativ eine Pauschale an: Bis sechs Einheiten sind das 249 Euro. Der Preis richtet sich nach der Anzahl der Einheiten und dem Zustand der Belege.

Darf eine Hausverwaltung die Abrechnung überhaupt auslagern?

Ja. Die Verantwortung gegenüber der Eigentümergemeinschaft bleibt bei Ihnen als Verwalter, die Ausführung dürfen Sie delegieren. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Freigegeben und versendet wird ausschließlich von Ihnen.

Wie läuft die Zusammenarbeit praktisch ab?

Vollständig digital und ortsunabhängig, deutschlandweit. Sie geben mir Zugriff auf Ihre Verwaltungssoftware oder stellen Unterlagen über einen gesicherten Ordner bereit. Ich arbeite zu, Sie prüfen und geben frei. Sie buchen nur die Stunden, die Sie brauchen, ohne Anstellung, ohne Lohnnebenkosten, ohne feste Bindung.

Ab wann lohnt sich externe Unterstützung?

Sobald Sie Büroarbeit regelmäßig in den Abend oder aufs Wochenende schieben. Rechnerisch lohnt es sich, wenn Ihre eigene Stunde mehr wert ist als 60 Euro, bei Verwaltern mit vollem Bestand ist das fast immer der Fall.

Mit welcher Software arbeiten Sie?

Ich habe Erfahrung mit Immocloud, sowie MS Office, WordPress und Typo3. Meine eigene Verwaltung mache ich mit einem von mir für mich speziell entwickeltem Programm. In eine neue Verwaltungssoftware arbeite ich mich ein.

Können wir klein anfangen?

Ja, und das ist der übliche Weg: eine Abrechnung zur Probe. Danach entscheiden Sie, ob mehr daraus wird.

Sprechen wir darüber!

Erzählen Sie mir, was bei Ihnen aktuell am meisten Zeit frisst. Danach wissen wir beide, ob es passt.

Telefon: 0202 769 32 743
E-Mail: info@bs-bremer.de